KI-basierte Personalplanung: Mit wenigen Klicks zur optimalen Einteilung (Teil 2/3).

In diesem Beitrag gehen wir detaillierter auf die Vorteile aus dem Interview zur »KI-basierten Personalplanung: Der unsichtbare Helfer fürs Lager. (Teil 1/3)« mit unserem Data Science Experten Timofej ein.

Worum ging es in dem Interview?
Die Kurzfassung: Dass es schwierig ist, die richtige Mitarbeiteranzahl zur richtigen Zeit in den einzelnen Lagerbereichen einzuplanen. Oft gibt es ein Ungleichgewicht zwischen verfügbarem und benötigtem Personal. Das liegt meistens an unvorhersehbaren Auftragsspitzen und ungeplanten Personalausfällen. Zudem ist die manuelle Schichtplanung zeitaufwendig und fehleranfällig, insbesondere in komplexen Lagern mit vielen Arbeitskräften und variablen Anforderungen.

Die Vorteile im Überblick
KI-Modelle analysieren und verarbeiten große Mengen historischer Daten. Dazu gehören: Auftragsvolumina und Ereignisse wie Verkaufsaktionen sowie Prozessdaten. Die KI-basierte Personalplanung erkennt Muster, saisonale Schwankungen und Trends. Sie prognostiziert Hochphasen und zukünftige Arbeitslasten. Dies ermöglicht eine effizientere Planung. So ist immer die richtige Menge an Mitarbeitern entsprechend des Arbeitsaufkommens im Einsatz. Durch die Reduzierung von Überstunden und Leerlaufzeiten können signifikante Einsparungen der Personalkosten erzielt werden.

Verfügbarkeiten und Kompetenzen optimal nutzen
Die KI-basierte Personalplanung berücksichtigt neben der Arbeitslast auch die Verfügbarkeit der Teammitglieder. Ein Mitarbeiter kann im Urlaub sein, ein anderer krank oder aus privaten Gründen länger abwesend. So fällt auch das Ausbalancieren der unterschiedlichen Kompetenzen der Mitarbeiter (sofern vorhanden) für die Aufgaben leichter. Neue Mitarbeiter benötigen beispielsweise erst eine Einarbeitung oder Mitarbeiter mit spezieller Zusatzausbildung sind in bestimmten Bereichen erfahrener als andere.  

»Mit Hilfe der KI wird die Schichteinteilung perfektioniert, die Betriebseffizienz gesteigert und gleichzeitig die Betriebskosten gesenkt. Das Tool stellt sicher, dass das richtige Personal mit den passenden Kompetenzen zur richtigen Zeit im richtigen Bereich eingeplant ist, um die Produktivität zu maximieren. Außerdem verringert sich der administrative Aufwand und das Fachpersonal gewinnt mehr Zeit für andere wichtige Aspekte des Lagerbetriebs, so Timofej.«

Blitzschnelle Reaktion auf Veränderungen
KI-basierte Tools können in Echtzeit auf Änderungen wie unerwartete Krankmeldungen oder plötzliche Auftragsspitzen reagieren. Durch den Einsatz von Algorithmen, die rasch umplanen, wird sichergestellt, dass das Lager immer ideal besetzt ist. Diese Flexibilität hilft, Ausfallzeiten zu minimieren und die Servicequalität zu verbessern.

Traditionelle Planungsmethoden stoßen bei plötzlichen Nachfrageschwankungen schnell an ihre Grenzen. Das Tool ermöglicht es dem Fachpersonal, sich proaktiv auf unerwartete Änderungen in der Schichtplanung vorzubereiten. In dynamischen Arbeitsumgebungen kann die schnelle Anpassung der Personalressourcen an wechselnde Bedingungen entscheidend sein.

Daten statt Bauchgefühl
Die KI hilft Fachleuten, Entscheidungen auf Datenbasis zu treffen, statt auf Intuition oder veraltete Methoden. Dies führt zu objektiveren und fundierteren Planungen im Personalmanagement.

Darüber hinaus kann die KI nicht nur bei der Planung unterstützen, sondern kann auch Leistungsdaten analysieren (sofern die Personendaten vorliegen), um Verbesserungsbereiche zu identifizieren. Die Analyse kann aufzeigen, dass bestimmte Teams zu bestimmten Zeiten ineffizienter arbeiten, was oft an nachlassender Konzentration liegt. Dadurch sind gezielte Anpassungen in der Planung möglich.  

Die Analyse von Leistung und Kompetenzen hilft außerdem, Schulungsbedarfe zu erkennen. So können individuelle Trainingsmaßnahmen geplant und umgesetzt werden.

Transparente Schichtplanung fördert die Motivation
Das Tool erstellt ausgewogene und transparente Schichtpläne. Es berücksichtigt individuelle Präferenzen und Qualifikationen (sofern dokumentiert). Das fördert die Motivation, sorgt für Zufriedenheit am Arbeitsplatz und hilft, die Produktivität zu steigern.

Ausblick
Nach der Testphase und weiteren Optimierungen ist im nächsten Schritt die Integration der gesetzlichen Bestimmungen geplant. Die Lösung kann so programmiert werden, dass sie bei der Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen und Pausenregelungen hilfreich ist und individuelle Präferenzen berücksichtigt.

Das kann Konflikte reduzieren, die Einhaltung der Vorschriften sichern und die Arbeitsbedingungen verbessern. Denn das manuelle Umsetzen und Berücksichtigen der arbeitsrechtlichen Bestimmungen kann sehr kompliziert sein. Mit einer automatisierten Lösung lassen sich diese Vorgaben besser und nachvollziehbarer erfüllen.