Komfortable Reklamationsbearbeitung: Aufwand reduzieren und Kundenzufriedenheit erhöhen.

Fast jedes Unternehmen – ganz gleich aus welcher Branche oder Größe – sieht sich in seinem Lager mit Reklamationen aus unterschiedlichen Quellen konfrontiert. Dabei liegen die Herausforderungen darin, die Reklamationen zusätzlich zum Tagesgeschäft so schnell wie möglich zu bearbeiten, um die Zufriedenheit der Kunden, Lieferanten, Niederlassungen und Transportdienstleistern sicherzustellen. Die Gründe für eine Reklamation sind unterschiedlichster Natur und hängen vom individuellen Geschäftsmodell ab. Beispiele sind: Die gelieferte Ware ist defekt oder mangelhaft, die Ware wurde falsch oder zu spät geliefert, eine Abholung wurde nicht bearbeitet oder ein Lieferschein fehlt.

Ein effizientes Reklamationsmanagement braucht Daten
Um auftretende Reklamationen schnellstmöglich zu bearbeiten, braucht es ein transparentes Reklamationsmanagement. Zunächst gilt es, die Reklamation ganz gleich ob vom Lieferanten, Kunden oder Transportdienstleister im System festzuhalten. Damit das aufwendige Dokumentieren in Excel-Listen der Vergangenheit angehört, bietet unsere Lagerverwaltungssoftware SuPCIS-L8 eine komfortable Unterstützung für das Serviceteam in der Logistik an. Für die erfolgreiche Abwicklung der Reklamationen braucht es verschiedene Informationen. Jeder Reklamationsauftrag erhält bei der Erfassung eine separate Reklamationsnummer. Unter dieser Nummer ist der Reklamationsgrund, die Quelle der Reklamation, weitere qualifizierende Merkmale sowie der Status hinterlegt und für alle einsehbar.

Reklamationsabwicklung in der Praxis
Mithilfe der erzeugten Reklamationsaufträge kann jede reklamierte Ware in Bezug auf den Artikel und auf die zugrunde liegende Lieferposition schnell im Lagerverwaltungssystem identifiziert werden. Durch die Eingabe der Auftrags- und Artikelnummer ordnet SuPCIS-L8 automatisch die Informationen aus der ursprünglichen Bestellung wie Kundenname, Absenderadresse etc. der Reklamationsnummer und dem Reklamationstyp zu. Anschließend geht es darum, die Reklamation zu klassifizieren und über die weiteren Schritte zu entscheiden. Wie mit Reklamationen weiter verfahren wird, hängt vom Unternehmen und dem Produktportfolio ab. Es gibt unterschiedlichste Reklamationslösungen. Wenn zum Beispiel zu wenig Material geliefert wurde, wird die Fehlmenge umgehend nachgeliefert und in Verbindung mit einer Bestandskorrektur in der Lagerverwaltungssoftware erfasst.

Reklamationen als Chance sehen
Jede Reklamation entsteht aus einer mangelhaften oder falsch ausgeführten Arbeit, die es natürlich zu vermeiden gilt. Unsere Lagerverwaltungssoftware bietet Anwendern die Möglichkeit, täglich statistische Auswertungen über die Reklamationen zu erstellen, um so einen Überblick über die Performance im Lager zu erhalten. »Wie verhält sich die Reklamationsquote im Verhältnis zu den Pickpositionen? An welcher Stelle im Lager passieren die Fehler? Was waren die Reklamationsgründe? usw. Antworten auf diese Fragen liefern die im Lagerverwaltungssystem hinterlegten Statistiken. Sie erleichtern es dem Anwender, entsprechende Maßnahmen abzuleiten und in der Praxis umzusetzen. Bei der Reklamationsabwicklung geht es nicht nur darum, die Reklamationen effizient und zufriedenstellend zu lösen, sondern auch die Ursachen transparent zu machen, daraus zu lernen und die Prozesse anzupassen.

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Durch die transparente Verwaltung und Dokumentation der Daten und die einfache Abwicklung der Reklamationen wird der Aufwand im Reklamationsmanagement deutlich reduziert. Zudem hat jeder Mitarbeiter im Lager jederzeit einen Einblick über den aktuellen Status der einzelnen Reklamationsaufträge. Gleichzeitig macht es das System möglich, einen Zusammenhang zwischen Reklamation und der Ursache herzustellen. Damit lassen sich potenzielle Fehlerquellen in Zukunft identifizieren und Kosten reduzieren. Außerdem führt eine reibungslose Reklamationsabwicklung zu einer positiven Kundenbindung.

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Ihre Reklamationsabwicklung läuft zäh und die Fehler lassen sich kaum identifizieren? Kontaktieren Sie uns gerne.