Innovative Lagerlösungen: Lagerverwaltungssoftware bei ekz.bibliotheksservice

Die ekz.bibliotheksservice GmbH ist eine Spezialfirma für Bibliotheken, die in ihrer Produktpalette die kompletten Bedürfnisse der Bibliotheken abdeckt. Dies umfasst:

• Möbel
• Zubehör/Material
• Bibliothekstechnik
• Medien

Eine grundlegende Reorganisation der Warenflüsse im Bereich Medien - vor allem Bücher, Spiele und Tonträger - war erforderlich geworden, um den Anforderungen des Marktes gerecht zu werden. Der Anspruch einer schnelleren Belieferung bei gleichzeitiger Senkung der Prozesskosten war eine der Hauptherausforderungen an das Projekt.

Die wesentlichen konzeptionellen Aufgaben waren:

• Reduzierung der Durchlaufzeiten um 20 %
• Verzicht auf einen Lagerbestand
• Optimierung der Beschaffungswege
• direktes Pick- und Pack-Verfahren
• Erhöhung der Transparenz in allen Stufen

Die konsequenten Lösungsansätze definieren sich durch Maßnahmen in der gesamten Auslieferkette:

• Beschaffung
• Lagerhaltung
• Wareneingang
• Produktion
• Kommissionierung
• Versand

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Beschaffung

Grundlegend neu ist die Beschaffung der Medien auf bereits vorliegenden Kundenaufträgen. Dies bedingt eine exakte Aufbereitung der Kundenbestellungen, aber auch eine schnelle und zuverlässige Zustellung durch die Lieferanten, was durch entsprechende Kontrakte mit den Verlagen und Barsortimentern sichergestellt wurde.

Lagerhaltung

Durch die kundenbezogene Beschaffung wurde der erforderliche Lagerbestand und somit die Lagerhaltungskosten fast komplett eliminiert.

‍Wareneingang

Im Zusammenhang mit der Reduzierung der Prozessschritte muss eine exakte Zuordnung der Titel und jedes Exemplars zu den entsprechenden Kundenaufträgen erfolgen. Diese wichtige Aufgabe wird bereits in der Wareneingangsabwicklung durchgeführt. Dort erfolgt neben der Kontrolle und Erfassung von Stammdaten die Kennzeichnung der einzelnen Exemplare mit einem 2D-Barcode. Dieser definiert das einzelne Exemplar bereits explizit für den Kunden. Die Exemplare für die kundenspezifisch angeforderten Produktionsverfahren werden im Wareneingang vorbereitet.

Produktion

Die Produktion umfasst verschiedene Produktionsarten und somit auch unterschiedliche Produktionslinien. Dabei unterscheidet man im Wesentlichen:

• foliert
• genäht und foliert
• gebunden mit und ohne Schutzumschlag

Die Produktionslinien wurden derart umgestellt, dass vom Wareneingang bis hin zum fertigen Produkt ein durchgängiger, geradliniger Materialfluss entstand. Gleichzeitig wurden Produktionsanlagen ersetzt bzw. ergänzt, um die Anforderungen an Qualität und Liefergeschwindigkeit zu erfüllen.

Sortierung

‍Nach der Produktion werden alle Exemplare auf eine Sortiertechnik aufgegebenen. Im ersten Schritt werden die Exemplare automatisch vorsortiert. Dabei werden Groß- und Normalaufträge unterschieden. Der zweite Schritt der Sortierung für Normalaufträge erfolgt manuell, aber systemunterstützt. Am Ende der Ausschleusbahnen sind Scanner installiert, über die jedes Exemplar nochmals eingelesen wird. Dadurch wird dem Mitarbeiter systemseitig ein Kundenkarton angezeigt, in den er das Exemplar zu verpacken hat. Die Kundenkartons stehen in Fachbodenregalen, welche mit einer Pick-by-Light-Anlage ausgestattet sind. Der Einlagervorgang wird durch die Anzeige von Lampen an den Fächern unterstützt. Jede Einlagerung wird quittiert.

‍Sonderbearbeitung

‍Der besondere Service der ekz.bibliotheksservice GmbH liegt in der ausleihfertigen Bearbeitung (ALB), welche den Bibliotheken die Möglichkeit gibt, alle Medien ohne weitere Bearbeitung auszuleihen. Dies wird kartonbezogen durchgeführt und ist in den Ablauf direkt eingebunden. Als zusätzlicher Service ist hier die Möglichkeit einer RFID-Labelung integriert.

‍Warenausgang

Alle Versandkartons werden über eine zentrale Bearbeitung etikettiert, mit exaktem Lieferschein versehen und verschlossen. Die IWL AG, ein Planungs- und Beratungsunternehmen aus Ulm, hat von der Idee-Entwicklung über die Detaillierung der Prozesse bis zur betrieblichen Nutzung die Projektgruppe von ekz.bibliotheksservice GmbH unterstützt.

Die S&P Computersysteme GmbH lieferte die an das Host-System angebundene Anwendungssoftware für die Sortierung und Lagerung der Bücher, Linux-basierende Serversysteme, das Pick-to-Light-System, sowie die komplette Arbeitsplatzausstattung bestehend aus Touchscreen-PCs und 2D-Digitalen Scannern. Für die Überlaufbereiche wurden zusätzlich, ebenfalls mit 2D-Scanner ausgestatte mobile Datenfunkterminals MC9060 mit Wireless LAN installiert.